Hoe maak je een factuur als zzp’er?

Als je net bent begonnen als zzp’er is het belangrijk om te weten hoe je een factuur moet maken. Een factuur is namelijk het bewijs van je inkomsten en daarmee kun je aantonen hoeveel je hebt verdiend. Het is dus belangrijk om de factuur goed op te stellen, zodat je niet in de problemen komt met de belastingdienst. In dit artikel leg ik stap voor stap uit hoe je een factuur moet maken.

1. Zorg ervoor dat je alle gegevens hebt

Voordat je aan de slag gaat met het maken van de factuur, is het belangrijk dat je alle gegevens bij de hand hebt. Deze gegevens zijn:

• je bedrijfsnaam en adres, mailadres en telefoonnummer 
• jouw KVK-nummer en BTW-nummer  
• het bankrekeningnummer waarop het geld moet worden overgemaakt  
• de gegevens van de klant zoals de naam van je contactpersoon of de eigenaar van het bedrijf, adres, e-mailadres, btw nummer en eventueel een telefoonnummer  
• een duidelijke omschrijving van de dienst of het product  
• de prijs van de dienst of het product  
• de eventuele BTW de betaaltermijn

2. Kies een factuurprogramma

Als je alle gegevens bij de hand hebt, kun je gaan kiezen welk factuurprogramma je gaat gebruiken. Er zijn veel verschillende factuurprogramma’s beschikbaar, dus kies een programma dat goed bij je past. Sommige programma’s zijn gratis te gebruiken, maar er zijn ook programma’s waar je voor moet betalen. Het voordeel van een betaald programma is dat je vaak meer mogelijkheden hebt, zoals een eigen logo of een andere lay-out. Vaak kun je in de online omgeving ook op je iPhone 14 Pro zakelijk telefoon aan de slag met het maken van de factuur. Wel zo handig als je veel onderweg bent.

3. Vul de gegevens in het factuurprogramma

Als je eenmaal hebt besloten welk programma je gaat gebruiken, kun je de gegevens invullen in het programma. Zorg ervoor dat je alle gegevens goed invult, zodat de factuur correct is. Als je alle gegevens hebt ingevuld, kun je de factuur opslaan of direct verzenden.

4. Verzend de factuur

Als je de factuur hebt opgesteld , kun je deze verzenden naar je klant. Zorg ervoor dat je de factuur op tijd verstuurt, zodat je klant deze snel kan betalen. Als je klant de factuur heeft ontvangen, kun je ervan uitgaan dat je het geld binnen de afgesproken betaaltermijn ontvangt.

5. Controleer of de factuur is betaald

Als de betaaltermijn is verstreken, is het tijd om te controleren of de factuur is betaald. Als je klant de factuur niet heeft betaald, kun je een aanmaning sturen. In de aanmaning staat een herinnering dat de factuur nog niet is betaald en binnen welke termijn dit moet gebeuren. Als de klant na de aanmaning nog steeds niet heeft betaald, kun je natuurlijk altijd eerst even bellen of een mail sturen om te kijken wat er aan de hand is. Krijg je geen contact dan kun je ervoor kiezen om nogmaals een aanmaning sturen. Volgt de betaling hierna nog steeds niet dan kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen. Dit is natuurlijk wel een stap die je alleen maar wilt zetten als je echt geen andere mogelijkheid ziet.